Time blocking pro podnikatele: bloky bez telefonu a zpětné volání bez chaosu

Telefon je pro většinu podnikatelů hlavní zdroj zakázek a zároveň hlavní zdroj vyrušení. Když ho zvednete pokaždé, nic pořádně nedoděláte. Když ho nezvednete, bojíte se, že Vám utíká zakázka. Time blocking tohle dilema neodstraní, ale dá mu pravidla.

Time blocking

Plánování dne po blocích: každá činnost má v kalendáři vyhrazený čas a během bloku se dělá jen ona.

Okno na zpětné volání

Pevný čas v kalendáři, kdy vyřizujete zmeškané hovory najednou, místo abyste volali průběžně.

Proč telefon rozbíjí den

Každý hovor uprostřed soustředěné práce znamená přepnout pozornost a pak se vracet. Výzkum Glorie Mark a kolegů z roku 2008 zjistil, že lidé přerušovanou práci dokážou dokončit stejně kvalitně, a dokonce rychleji, ale platí za to vyšším stresem, frustrací, časovým tlakem a úsilím. Jinými slovy: vyrušení se dá dohnat, jen to stojí energii, která pak chybí večer.

U podnikatelů se k tomu přidává ještě jedna věc: nejistota. I když telefon nezvednete, hovor Vám zůstane v hlavě. Byl to zákazník? Ztratil jsem zakázku? Tahle otázka ruší soustředění skoro stejně jako samotný hovor. Proto bloky bez telefonu fungují jen tehdy, když máte jistotu, že se o důležitém hovoru dozvíte včas a nic nezapadne.

Jak si nastavit bloky v pěti krocích

1. Zmapujte jeden běžný týden

Týden si zapisujte, kdy telefon zvoní nejčastěji a kdy potřebujete klid. U řemeslníka to bývá práce na zakázce, u poradce schůzky, u kadeřnice klientka v křesle. Až uvidíte vlastní vzorec, bloky se nastavují mnohem snáz.

2. Vyhraďte bloky bez telefonu

Začněte jedním nebo dvěma bloky denně na práci, která potřebuje soustředění. Zapište si je do kalendáře jako schůzku sami se sebou. Telefon během nich nechte potichu nebo mimo dosah.

3. Nastavte dvě až tři okna na zpětné volání

Například jedno před polednem a jedno před koncem pracovního dne. V okně vyřídíte všechny zmeškané hovory najednou. Volající dostane odpověď ještě týž den a Vy nepřeskakujete mezi prací a telefonem.

4. Určete pravidlo pro naléhavé

Bloky fungují jen tehdy, když víte, že skutečná havárie se k Vám dostane. Rozhodněte si předem, co je naléhavé: teče voda, klient s pojistnou událostí, prodávající, který chce podepsat ještě dnes. Všechno ostatní počká do okna.

5. Po týdnu upravte

První verze nebude dokonalá. Po týdnu se podívejte, kolik hovorů padlo do bloků, jestli okna stačila a jestli Vám někdo nezapadl. Podle toho bloky posuňte.

V jakém pořadí volat zpátky

1. Naléhavé: havárie, problémy stávajících klientů, věci s termínem dnes.
2. Noví zájemci: čím dřív se ozvete, tím menší šance, že mezitím zavolají jinam.
3. Stávající klienti: přesuny termínů, dotazy k zakázce.
4. Ostatní: dodavatelé, rodina, nabídky. Obchodníky s reklamou můžete rovnou odkázat na e-mail.

Ke každému hovoru si připravte jednu větu úvodu, proč voláte, a po hovoru si zapište výsledek. Jak začít, aby zpětné volání znělo připraveně, popisuje článek Jak telefonovat se zákazníkem.

Řekněte to i zákazníkům

Bloky fungují lépe, když o nich vědí i lidé, kteří Vám volají. Nemusíte vysvětlovat celý systém. Stačí nastavit očekávání:

• do podpisu e-mailu a na web napište, kdy voláte zpátky, například „Na zmeškané hovory odpovídám do konce pracovního dne“,
• stávajícím klientům řekněte, jak Vás zastihnou s něčím naléhavým,
• a slib dodržujte. Pravidelnost je důležitější než rychlost.

Zákazník, který ví, že se mu ozvete ještě dnes, obvykle počká. Nejistotu vyvolává hlavně ticho, ne pár hodin čekání.

Příklad týdne

Bez asistentky to drhne

Bloky bez telefonu mají slabé místo: dokud nevíte, kdo volal a proč, každý zmeškaný hovor v hlavě zůstává. A z hlasové schránky to nezjistíte, protože vzkaz často chybí nebo z něj nic nevyplyne.

Klára hovory, které během bloku nezvednete, vezme a zjistí, kdo volá, co potřebuje a jak to spěchá. Shrnutí máte v aplikaci hned po hovoru, naléhavé nahoře. V tarifu Starter a vyšším Vám přijde i upozornění na mobil, takže o havárii víte hned a zbytek vyřídíte v okně. Obchodníky Klára zdvořile pošle na e-mail. Jak přesměrování zapnout, popisuje návod na přesměrování hovorů. Ceny tarifů najdete v ceníku.

Jak takový blok vypadá v práci řemeslníka na střeše, ukazuje situace z praxe se zápisem z hovoru.