Hlasová schránka a volání naslepo: kolik Vás to doopravdy stojí času

Hlasová schránka vypadá jako řešení. Kdo nezastihne, nechá vzkaz. V praxi to tak často nefunguje. Část lidí vzkaz nenechá vůbec, část nechá „zavolejte mi zpátky“ bez jména a důvodu. Večer pak máte řadu zmeškaných hovorů a nevíte, které jsou důležité.

Hlasová schránka

Služba operátora, která přijme hovor, když nezvednete, a nahraje vzkaz volajícího. Obsah vzkazu záleží jen na něm.

Volání naslepo

Zpětné volání na číslo, o kterém nevíte, kdo za ním je a proč volal.

Co hlasová schránka umí a co ne

• Umí: přijmout hovor a nahrát, co volající řekne.
• Neumí: doptat se, rozlišit havárii od obchodníka, zapsat, jak to spěchá, ani ověřit, že vzkaz dává smysl.

Vzkazy pak musíte poslouchat jeden po druhém, zapisovat si čísla a domýšlet, o co šlo. Na webu Kláry to shrnujeme jednou větou: záznamník Vám dá jen to, co volající sám řekne.

Kde se ztrácí čas

Poslech a dohledávání

Každý vzkaz je potřeba vyslechnout celý, často i dvakrát, protože číslo zaznělo rychle. Pak dohledat, jestli jde o stávajícího zákazníka.

Volání naslepo

Když vzkaz chybí, voláte zpátky bez přípravy. Nevíte, jestli Vám volá zákazník s havárií, dodavatel, nebo nabídka energií. A neumíte se na hovor připravit.

Nedovolání napoprvé

Martin Luňák to popisuje z vlastní zkušenosti: po celém dni práce na něj čekala řada zmeškaných hovorů, a když volal zpátky, napoprvé se často nedovolal. Pak už na to nebyl čas. Každé další kolo zpětného volání je čas navíc.

Přepínání pozornosti

Poslech vzkazů a zpětné volání obvykle děláte mezi jinou prací. Podle výzkumu Mark a kol. (2008) lidé přerušovanou práci dohánějí rychlejším tempem, ale za cenu vyššího stresu a úsilí. Víc v článku Time blocking pro podnikatele.

Spočítejte si to sami

Obecná čísla Vám neřeknou, kolik času ztrácíte právě Vy. Proto si to změřte za jeden běžný týden. Stačí čtyři údaje:

Čas za týden = A × (B + C). Podíl D z A Vám ukáže, kolik toho času padlo na hovory, které jste vůbec nepotřebovali vyřizovat. Na úvodní stránce máme také kalkulačku, která odhadne, kolik Vás mohou zmeškané hovory stát v penězích. Jde o odhad, čísla si upravte podle sebe.

Jak zrušit hlasovou schránku

Hlasová schránka je u operátorů obvykle nastavená jako přesměrování, když nezvednete nebo jste nedostupní. Proto ji nejčastěji zrušíte kódem ##002#, který vypne všechna přesměrování. T-Mobile upozorňuje, že tento kód neruší automatické přesměrování, a u předplacené karty Twist uvádí Registr zmeškaných hovorů. Přesný postup pro svůj tarif ověřte u operátora. Kódy a rozdíly mezi O2, T-Mobile a Vodafone najdete v návodu na přesměrování hovorů.

Pozor: když schránku jen zrušíte, hovory, které nezvednete, skončí bez vzkazu. Lepší je ji něčím nahradit.

Čím hlasovou schránku nahradit

Místo do schránky můžete hovory přesměrovat na Kláru. Ta hovor vezme, řekne, že je AI asistentka a že hovor zaznamenává, a zjistí, kdo volá, co potřebuje a jak to spěchá. V aplikaci pak místo řady vzkazů vidíte shrnutí, naléhavé nahoře. Obchodníky a spam odbaví a za takové hovory neplatíte, do limitu se nepočítají.

Pokud Vás na osobním telefonu otravují hlavně call centra a nechcete nic dalšího, stačí Klára Basic pro soukromé osoby. Pro podnikatele je tarif Starter, ceny najdete v ceníku.

Co můžete udělat ještě dnes

1. Projděte si výpis volání za poslední týden a spočítejte zmeškané pracovní hovory.
2. U pěti z nich si zkuste vybavit, kdo volal a proč. Když nevíte, máte odpověď, jak dobře Vám schránka slouží.
3. Rozhodněte, kdy budete volat zpátky. Dvě pevná okna denně jsou dobrý začátek.
4. Pokud chcete schránku nahradit, vyzkoušejte si asistentku na své firmě. Zkušební období je zdarma a bez karty.

Kdy je hlasová schránka v pořádku

Když Vám volá pár lidí týdně a všichni Vás znají, schránka stačit může. Rozhodující není počet hovorů, ale to, kolik Vás stojí jeden zmeškaný zájemce. Když je to celá zakázka, vyplatí se mít jistotu, že se každý dovolá. Jak takový hovor vypadá u řemeslníka, ukazuje situace z praxe se zápisem.